Wenn Absprachen im Alltag folgenlos bleiben
Die Besprechung endet mit einem guten Gefühl. Das Problem wurde angesprochen, verschiedene Vorschläge wurden diskutiert und alle scheinen zu wissen, was als Nächstes passieren soll. Einige Wochen später steht dasselbe Thema erneut auf der Tagesordnung.
Eine Aufgabe wurde begonnen, eine andere ist liegen geblieben. Jemand hat auf eine Rückmeldung gewartet, während eine Kollegin davon ausging, dass zunächst die Führungskraft entscheiden müsse. Der Termin endet mit einer erneuten Aufforderung, die vereinbarten Punkte jetzt endlich umzusetzen.
Solche Situationen können Unzufriedenheit auslösen. Führungskräfte haben das Gefühl, ständig erinnern zu müssen. Mitarbeitende erleben die Gespräche möglicherweise als Wiederholung, ohne dass die eigentlichen Hindernisse geklärt werden.
Ein besprochenes Thema ist noch keine verbindliche Vereinbarung.
Was genau wurde zugesagt?
„Wir müssen die Übergaben verbessern.“ „Darum kümmern wir uns.“ „Das sollte künftig früher passieren.“ Solche Sätze benennen eine Richtung. Sie lassen jedoch offen, wer konkret handelt, welches Ergebnis erwartet wird und bis wann es vorliegen soll.
Im Gespräch fällt diese Unschärfe nicht immer auf. Alle kennen die Ausgangslage und ergänzen fehlende Informationen aus ihrer eigenen Perspektive. Gerade dadurch können unterschiedliche Vorstellungen entstehen, obwohl niemand ausdrücklich widersprochen hat.
Ein Mitarbeiter versteht unter einer verbesserten Übergabe eine neue Vorlage. Eine Kollegin denkt an einen kurzen persönlichen Austausch. Die Führungskraft erwartet dagegen, dass vorhandene Informationen künftig rechtzeitig eingetragen werden. Alle unterstützen das Anliegen, meinen aber unterschiedliche nächste Schritte.
Deshalb ist die Frage „Haben das alle verstanden?“ häufig zu allgemein. Aufschlussreicher ist, die konkrete Vereinbarung noch einmal aussprechen zu lassen: Wer übernimmt was? Woran erkennen wir, dass die Aufgabe erledigt ist? Welche Entscheidung wird vorher noch benötigt?
Eine Zusage braucht passende Voraussetzungen
Auch eine klare Aufgabe kann an Bedingungen scheitern, die im Gespräch nicht berücksichtigt wurden. Vielleicht fehlt ein Zugang, eine andere Person muss zuarbeiten oder zwei Aufträge konkurrieren um dieselbe Zeit. Wer eine Aufgabe übernimmt, braucht die Möglichkeit, solche Abhängigkeiten zu benennen.
Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin soll bis Freitag eine Übersicht erstellen. Dafür benötigt sie Zahlen aus einem anderen Bereich. Wenn diese erst am Donnerstag eintreffen und gleichzeitig eine dringende Vertretung übernommen werden muss, entsteht ein Zielkonflikt. Dieser muss geklärt werden, bevor eine realistische Zusage möglich ist.
Die Mitarbeiterin trägt Verantwortung dafür, den Engpass rechtzeitig anzusprechen. Die Führungskraft muss gegebenenfalls entscheiden, welche Aufgabe Vorrang hat oder welche Unterstützung möglich ist. Einfach abzuwarten lässt beide Seiten im Unklaren.
Zur Eigenverantwortung gehört, eine gefährdete Zusage frühzeitig sichtbar zu machen.
Das bedeutet nicht, bei jeder Schwierigkeit die Aufgabe zurückzugeben. Eine hilfreiche Rückmeldung beschreibt das Hindernis, die bereits geprüften Möglichkeiten und den konkreten Klärungsbedarf. Beispielsweise: „Die Zahlen fehlen noch. Ich habe heute nachgefragt. Wenn sie bis morgen nicht vorliegen, kann ich Ihnen am Freitag zunächst die übrigen Teile schicken. Ist das für den nächsten Termin ausreichend?“
Nachhalten gehört zur Zusammenarbeit
Manche Führungskräfte möchten Aufgaben bewusst abgeben und deshalb möglichst wenig nachfragen. Andere prüfen jeden Zwischenschritt. Dazwischen liegt ein vereinbarter Rahmen, in dem Fortschritt und Hindernisse sichtbar werden können, ohne dass jede Handlung freigegeben werden muss.
Dafür lässt sich bereits bei der Aufgabenverteilung festlegen, wann eine Rückmeldung erfolgt. Bei einer überschaubaren Aufgabe genügt möglicherweise der Abschlusstermin. Bei mehreren Abhängigkeiten kann ein kurzer Zwischenstand sinnvoll sein. Entscheidend ist, dass beide Seiten wissen, was erwartet wird.
Eine vereinbarte Rückmeldung ist dann Bestandteil des Auftrags. Sie muss weder als persönliches Misstrauen verstanden noch jedes Mal neu eingefordert werden. Auch die Führungskraft trägt Verantwortung dafür, auf gemeldete Hindernisse zu reagieren und notwendige Entscheidungen nicht liegen zu lassen.
Wenn Vereinbarungen trotzdem wiederholt nicht eingehalten werden
Nicht jede ausgebliebene Umsetzung lässt sich durch mehr Klarheit oder zusätzliche Unterstützung lösen. Es gibt Situationen, in denen Aufgabe, Zuständigkeit und Termin eindeutig waren und die notwendigen Voraussetzungen vorlagen. Wenn Zusagen dennoch wiederholt ohne rechtzeitige Rückmeldung verfallen, braucht es ein konkretes Gespräch darüber.
Dabei sollte beschrieben werden, welche Vereinbarung nicht eingehalten wurde und welche Auswirkungen das hatte. Pauschale Vorwürfe wie „Auf Sie ist nie Verlass“ erschweren die Klärung. Ebenso wenig hilft es, die Aufgabe still einer anderen Person zu übertragen und anschließend zur Tagesordnung überzugehen.
Wiederkehrende Versäumnisse betreffen häufig das gesamte Team. Andere müssen einspringen, Termine verschieben sich oder Entscheidungen können nicht vorbereitet werden. Diese Folgen gehören auf den Tisch. Anschließend braucht es eine verbindliche Erwartung für die weitere Zusammenarbeit und einen Zeitpunkt, an dem die Umsetzung überprüft wird.
Verständnis für Schwierigkeiten und die Erwartung von Zuverlässigkeit können nebeneinander bestehen.
Ein konkreter Handlungsrahmen: Von der Besprechung zur Umsetzung
1. Das erwartete Ergebnis benennen. Was soll am Ende konkret vorliegen oder anders funktionieren? Formulieren Sie so, dass alle Beteiligten erkennen können, wann die Aufgabe abgeschlossen ist.
2. Eine verantwortliche Person festlegen. Wer koordiniert die Umsetzung? Weitere Personen können beteiligt sein. Trotzdem sollte eindeutig sein, wer den Überblick behält und Rückmeldung gibt.
3. Voraussetzungen und Prioritäten prüfen. Welche Informationen, Befugnisse oder Zuarbeiten werden benötigt? Ist die Aufgabe innerhalb der verfügbaren Zeit realistisch? Offene Zielkonflikte brauchen eine Entscheidung.
4. Termin und Rückmeldung vereinbaren. Bis wann wird das Ergebnis benötigt? Wann ist ein Zwischenstand sinnvoll? Klären Sie auch, wie früh Schwierigkeiten gemeldet werden sollen.
5. Die Vereinbarung wieder aufgreifen. Prüfen Sie zum vereinbarten Zeitpunkt das Ergebnis. Falls etwas fehlt, klären Sie die Ursache und den nächsten Schritt. Eine neue Zusage sollte auf dieser Klärung aufbauen.
Verbindlichkeit entsteht durch konkrete Vereinbarungen und den Umgang mit ihnen im Alltag. Dazu gehört, Zusagen bewusst zu treffen, Schwierigkeiten anzusprechen und Ergebnisse gemeinsam zu prüfen.
Eine Absprache wird belastbar, wenn Menschen wissen, was sie zugesagt haben – und sich darauf verlassen können, dass auch die anderen ihren Teil übernehmen.
Bleiben in Ihrem Unternehmen dieselben Themen wiederholt liegen, obwohl sie bereits besprochen wurden?
Ich unterstütze Unternehmen dabei, Zuständigkeiten, Erwartungen und wiederkehrende Muster in der Zusammenarbeit zu klären. Gemeinsam betrachten wir, was die Umsetzung erschwert und welche Vereinbarungen im Alltag gebraucht werden.
Über die Autorin
Anja Rühlemann begleitet Unternehmen, soziale Einrichtungen, Bildungsträger und öffentliche Arbeitgeber bei Fragen zu Führung, Verantwortung und Zusammenarbeit. Dabei verbindet sie psychologisches Fachwissen mit einem klaren Blick auf den einzelnen Menschen und die betrieblichen Rahmenbedingungen.
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